9 mẹo giúp email không bị đánh dấu spam

Khi các nhà tiếp thị bắt đầu gửi email thường xuyên hơn, việc gửi email trở thành một vấn đề. Không chỉ tần suất mà còn cả danh sách liên hệ cũng có thể gây ra các vấn đề về việc gửi email. Nếu gần đây bạn chưa xóa những người đăng ký không hoạt động khỏi danh sách của mình, việc làm này có thể ảnh hưởng đến khả năng phân phối. Để giúp bạn tận dụng tối đa khoảng thời gian quan trọng này trong lịch tiếp thị, đây là một số mẹo và phương pháp hay nhất để ngăn chặn khiếu nại về spam. 

Email deliverability là gì?

Như cụm từ gợi ý, Email deliverability đề cập đến khả năng gửi email đến hộp thư đến của người đăng ký. Nó thường được sử dụng bởi các nhà tiếp thị email để xác định số lượng email thực sự đã được gửi và tính ra tỷ lệ thoát (số email không thể được gửi do lỗi tạm thời hoặc lỗi vĩnh viễn như địa chỉ email không hợp lệ). 

Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là tỷ lệ phần trăm có thể không chính xác. Vì vậy, tốt hơn là nên tập trung vào nơi nó được phân phối. 

Quy trình gửi email thông thường sẽ có bạn (người gửi email hợp pháp) và người nhận (người đăng ký của bạn). Tuy nhiên, cũng có một bên thứ ba làm việc không mệt mỏi đằng sau màn hình và là các cổng kết nối. Đây là những công ty như: các nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP), hệ thống chống thư rác, kiểm soát xem thư của bạn có được gửi hay không và giúp bạn có thể gửi hàng loạt email.  

Các ISP này cũng đóng vai trò như cảnh sát, bởi vì không phải tất cả người gửi đều hợp pháp. Họ cần bảo vệ người dùng email khỏi những kẻ gửi thư rác, các liên kết độc hại. Từ việc giới hạn gửi cho đến đưa vào danh sách đen, có nhiều cách khác nhau mà các ISP này có thể tác động đến khả năng gửi email. 

Bây giờ bạn đã hiểu rõ hơn về quy trình ẩn liên quan đến việc gửi email, các mẹo sau sẽ giúp cải thiện khả năng gửi email. 

Hard Bounces và Soft Bounces

Nếu bạn đọc về khả năng gửi email, bạn sẽ bắt gặp một số thuật ngữ kỹ thuật. Hai thuật ngữ thường được sử dụng là hard bounces và soft bounces. 

Hard bounce đề cập đến việc khi bạn gửi thư đến một địa chỉ email không tồn tại. Có thể người dùng đã sử dụng một địa chỉ email giả để cung cấp cho bạn. Nếu không đúng như vậy, có thể họ đã thay đổi nhà cung cấp dịch vụ email. Cho dù lý do là gì, những địa chỉ email này không nên có trong danh sách người đăng ký vì chúng sẽ chỉ tác động tiêu cực đến điểm gửi email của bạn.

Mặt khác, soft bounces xảy ra khi hộp thư đầy hoặc phổ biến hơn là người đăng ký đã thiết lập thư trả lời tự động. Không giống như hard bounces, vấn đề này không xảy ra vĩnh viễn. Vì vậy, ở giai đoạn này không cần xóa địa chỉ email. Tuy nhiên, nếu sự cố vẫn tiếp diễn, tốt nhất bạn nên xóa địa chỉ này. 

Theo Campaign Monitor, điểm chuẩn cho số lần trả lại email là khoảng 2%. Nếu tỷ lệ thoát của bạn cao hơn 2%, đó có thể là dấu hiệu cho thấy có điều gì đó không ổn. 

9 cách để cải thiện khả năng gửi email

1. Bắt đầu sớm

Phía sau nhà cung cấp dịch vụ email của bạn là những con người. Họ phải đối phó với lượng email lớn và nếu có vấn đề với khả năng gửi, có thể mất nhiều thời gian hơn bình thường để khắc phục sự cố. 

Vì có khả năng máy chủ của bạn có thể bị quá tải với các email vào những ngày như Black Friday, Small Business Saturday, Cyber Monday, và những tuần trước Giáng sinh, tốt nhất bạn không nên giữ lại tất cả.

Tiếp thị qua email trong những ngày này. Trên thực tế, dữ liệu được chia sẻ bởi Criteo tiết lộ rằng lưu lượng truy cập bán lẻ đã bắt đầu tăng đáng kể 10 ngày trước Black Friday. Vì vậy, không chỉ vì lợi ích của khả năng gửi email mà bạn nên lên kế hoạch trước. Nếu bạn bắt đầu tiếp thị sớm, sẽ có những người mua sắm sẵn sàng chờ đợi bạn. 

2. Tăng số lượng dần dần

Nếu bạn gửi email đến những người nhận đang hoạt động, đừng bắt đầu gửi cho toàn bộ danh sách người đăng ký một cách đột ngột. Thay vào đó, bạn nên tăng từ từ mỗi lần gửi tin nhắn tiếp theo. 

Nếu có sự gia tăng đột ngột về số lượng thư mà bạn gửi trong một chiến dịch, ISP sẽ gắn cờ đó là đáng ngờ. Điều này có nghĩa là email của bạn được chuyển hướng đến thư mục spam thay vì hộp thư đến. Không chỉ thời gian phản hồi của các nhóm hỗ trợ bị chậm hơn vào mà các bộ lọc thư rác cũng chặt chẽ hơn. Vì vậy, nó là một việc quan trọng cần xem xét. 

Bạn không nên tăng khối lượng của mình quá 25% khối lượng mà bạn đã gửi trong 14 ngày qua. Nếu bạn có một đại diện tốt với nhà cung cấp, bạn có thể tăng khối lượng của mình mạnh hơn một chút, nhưng hãy xem xét những nguy cơ, tốt nhất là nên thận trọng. 

3. Xóa những người đăng ký không hoạt động

Một danh sách sạch sẽ tốt hơn một danh sách lớn. Gửi email đến những người đăng ký không hoạt động có thể dẫn đến tỷ lệ thoát cao. Nếu địa chỉ email không còn được sử dụng, email cũng có nguy cơ bị gắn cờ là thư rác. Điều này không tốt cho khả năng phân phối. 

Mặc dù vậy, trước khi bạn xóa họ khỏi danh sách của mình, bạn nên gửi email cho những người đăng ký không hoạt động với mục đích kêu gọi họ trở lại hành động và khuyến khích họ bắt đầu tương tác với thương hiệu một lần nữa. Trong mọi trường hợp, cách tốt nhất là không đưa họ vào các chiến dịch tiếp thị qua email nếu email đó không hoạt động trong hơn sáu tháng. 

Khi bạn gửi loại email hỗ trợ này, bạn cũng nên lưu ý đến khối lượng. Theo Mailjet, tốt nhất bạn nên hạn chế nó ở mức tối đa 10% dung lượng email hàng ngày của bạn.  

4. Sử dụng biểu mẫu đăng ký

Trọng tâm là làm thế nào để quản lý danh sách người đăng ký của bạn. Tuy nhiên, cách bạn có được người đăng ký cũng quan trọng. Mọi thứ cần bắt đầu với danh sách người đăng ký của bạn. Ngay cả khi bạn cung cấp nội dung đẹp nhất, có giá trị và phù hợp nhất, nhưng bạn không nỗ lực để thu hút người đăng ký tham gia, khả năng gửi email của bạn vẫn sẽ bị ảnh hưởng. 

Cách tốt nhất để thu hút người đăng ký là sử dụng các biểu mẫu đăng ký bao gồm hộp tick chọn tham gia. Đừng bao giờ sử dụng các địa chỉ email đã được scraped hoặc mua. Bạn sẽ chỉ lãng phí tiền của mình và tạo ra nhiều vấn đề hơn cho thương hiệu của mình.  

Mặc dù bạn có thể sử dụng các biểu mẫu đăng ký của mình vì đây là một chiến lược phổ biến nhưng các loại biểu mẫu này cũng thường dẫn đến tỷ lệ thoát cao. Thông thường, những người dùng này sẽ chia sẻ một địa chỉ email giả hoặc một địa chỉ mà họ không bao dùng đến, điều này có thể dẫn đến nhiều thư hard bounces hơn. 

Nếu bạn định cung cấp một phần thưởng thì bí quyết là đảm bảo nội dung mà bạn sẽ chia sẻ trong tương lai cũng tốt như phần thưởng khuyến khích (hoặc tốt hơn). Ngoài ra, bạn nên bao gồm hộp tick chọn tham gia và trả lời trước về loại nội dung mà họ sẽ nhận được nếu họ chọn tham gia. 

Sẽ tốt hơn nếu bạn có thể sử dụng tính năng chọn tham gia kép. Với chiến lược này, tất cả những người đã đăng ký trước tiên sẽ phải kích hoạt đăng ký bằng một email xác nhận. Nó không chỉ giúp bạn loại bỏ các địa chỉ email giả mạo ngay từ đầu mà còn giúp bạn thu hút nhiều người đăng ký tích cực và gắn bó hơn. 

5. Giúp dễ dàng hủy đăng ký

Đây có thể không phải là lời khuyên bạn sẽ thích, nhưng nếu không muốn khả năng cung cấp của mình bị ảnh hưởng, cần đảm bảo rằng người đăng ký có thể hủy đăng ký chỉ bằng một cú nhấp chuột. Trung bình, không đến 1% người đăng ký quyết định hủy đăng ký. Vì vậy, có thể chỉ mất một phần nhỏ số người đăng ký vẫn tốt hơn nhiều so với nguy cơ người dùng sẽ báo cáo bạn là spam.

Ví dụ: với người đăng ký khi hủy đăng ký, bạn có thể thêm một cuộc thăm dò ý kiến ​​ngắn. Bằng cách này, bạn sẽ có thể biết được lý do thực tế khiến mọi người chọn hủy đăng ký và sau đó bạn có thể sử dụng dữ liệu này để điều chỉnh tần suất hoặc cải thiện nội dung nếu cần. 

6. Bảo vệ chống quá tải thông tin

Nếu bạn thường chỉ gửi email cho người đăng ký của mình cách tuần và đột ngột tăng nó lên một lần mỗi ngày, tương tự như đối với ISP, người đăng ký cũng sẽ không ấn tượng bởi lịch trình mới này. 

Điều đó không có nghĩa là bạn không nên tuân theo lịch trình thường xuyên của mình, nhưng cần đảm bảo rằng bất cứ thứ gì bạn đang gửi có nội dung phù hợp mang lại giá trị cho người nhận. Các nhà tiếp thị thường rơi vào bẫy của việc gửi email chỉ vì mục đích tiếp thị và kinh doanh. 

7. Tạo nội dung giúp ISP hài lòng

Nội dung email thực tế cũng có thể khiến ISP nghi ngờ và nghĩ rằng bạn là người gửi thư rác. Hầu hết các trình kích hoạt này liên quan đến dòng tiêu đề của bạn. 

Thứ nhất, dòng tiêu đề của bạn không được dài hơn 50 ký tự. Sau đó, liên quan đến ngữ cảnh, bạn cần tránh những từ spam như miễn phí, tiền mặt và ưu đãi có thời hạn. Sử dụng tất cả các chữ hoa cũng là việc không nên. Điều này cũng áp dụng cho nội dung email của bạn. Và hãy nhớ bao gồm một liên kết hủy đăng ký trong mỗi email.

Liên quan đến việc nhúng hình ảnh, bạn có thể thực hiện việc này. Tuy nhiên, nó chủ yếu phải là văn bản. Bạn nên tuân theo tỷ lệ văn bản trên hình ảnh là 6:4. 

8. Chú ý đến danh tiếng người gửi

Danh tiếng người gửi cũng đóng một vai trò trong khả năng gửi email, tuy nhiên, không giống như hầu hết các mẹo khác đã được liệt kê, bạn có ít quyền kiểm soát hơn đối với điều này. Danh tiếng người gửi của bạn không ổn định. Để thư của bạn đến được hộp thư đến trong danh sách email, bạn cần có danh tiếng trung bình hoặc tốt. Đây là tổng của danh tiếng miền và danh tiếng IP của bạn. 

Biết thêm chi tiết kỹ thuật chuyên sâu không quan trọng, điều quan trọng là phân đoạn danh sách email. Đó là một trong những cách dễ nhất để cải thiện danh tiếng người gửi. Bạn có thể phân đoạn danh sách của mình bằng cách sử dụng các yếu tố như tuổi, nhân khẩu học, vị trí, giới tính, sở thích, v.v. Một cách khác để phân đoạn danh sách của bạn là sử dụng cách người đăng ký tham gia danh sách gần đây và mức độ tương tác của họ như thế nào cho đến nay. 

Những người đã tham gia danh sách trong tháng trước có thể được gửi email thường xuyên hơn. Thông thường, chúng vẫn đang hoạt động và bạn có thể tạo một loạt email để chào mừng và giới thiệu chúng. Đối với nhóm này, bạn có thể gửi tối đa ba email mỗi tuần. 

Mặt khác, những người đăng ký đã tham gia trong ba tháng qua nhưng chưa mở bất kỳ email nào hoặc nhấp vào bất kỳ liên kết nào không nên được gửi email nhiều hơn một lần mỗi tuần. Tuy nhiên, vì họ chỉ mới tham gia gần đây nên vẫn có hy vọng rằng họ sẽ bắt đầu tương tác với nội dung của bạn. Vì vậy, hãy tiếp tục gửi email cho họ hàng tuần. 

9. Sử dụng một địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp

Một cuộc khảo sát chung do Fluent và Litmus thực hiện chỉ ra rằng hơn 40% người dùng xem địa chỉ email của người gửi trước khi quyết định xem họ có nên mở thư hay không. Vì không có tương tác trực tiếp giữa bất kỳ bên nào tham gia vào quá trình này, bạn sẽ phải phụ thuộc vào địa chỉ của mình để thông báo rằng bạn là người gửi có uy tín, đáng tin cậy. Ngay cả khi dòng tiêu đề của bạn nghe có vẻ hợp pháp nhưng địa chỉ email của bạn bị tắt, người nhận và bộ lọc thư rác sẽ trở nên đáng ngờ. 

Vì lý do này, bạn không nên gửi từ một địa chỉ không giống với miền của bạn. Sử dụng các miền miễn phí như Gmail, Yahoo hoặc Hotmail, cũng sẽ không hiệu quả nếu bạn gửi hàng loạt email. 

Ví dụ: bạn có thể sử dụng từ “bản tin” cùng với tên miền của mình. Bằng cách này, người nhận sẽ có thể phân biệt các thông điệp khuyến mại của bạn với các thông tin liên lạc khác như tài khoản. 

Dù bạn làm gì, hãy giữ nó nhất quán. Ngoài ra, mặc dù loại nội dung này phần lớn sẽ là cuộc trò chuyện một chiều, nhưng tốt nhất bạn không nên sử dụng tài khoản không trả lời. Địa chỉ email không trả lời đơn giản là ít đáng tin cậy hơn. 

Có luật về tiếp thị qua Email không?

Nếu bạn chưa biết, thực tế có một vài luật khác nhau áp dụng cho cách thức tiếp thị qua email có thể được sử dụng cho mục đích thương mại. Hơn nữa, việc không tuân thủ thậm chí có thể bị phạt. 

Nếu doanh nghiệp của bạn đã thực hiện các chiến lược mà chúng tôi đưa ra và sử dụng một công cụ tiếp thị qua email nổi tiếng, có thể bạn không vi phạm bất kỳ luật nào. Các quy định này chủ yếu nhắm vào những người gửi thư rác và để ngăn các doanh nghiệp gửi cho người dùng những email không mong muốn. Vì những luật này khác nhau giữa các quốc gia, nên tốt nhất bạn nên kiểm tra các quy tắc áp dụng cho khu vực cụ thể của mình để đảm bảo không vi phạm bất kỳ luật tiếp thị qua email nào. 

Tổng kết

Email vẫn là một trong những công cụ tiếp thị kỹ thuật số phù hợp và sinh lợi nhất. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể gặt hái những lợi ích mà phương tiện này mang lại nếu email của bạn được gửi, cụ thể hơn là đến hộp thư đến của những người nhận dự định. Ngoài ra, khi xem xét có bao nhiêu tài nguyên dành cho việc viết và thiết kế email, bạn phải làm mọi thứ trong khả năng của mình để cải thiện khả năng gửi. 

Tin tốt là bạn có thể kiểm soát hầu hết những thứ ảnh hưởng đến tỷ lệ gửi email của mình. Tần số có thể được điều chỉnh tăng hoặc giảm, các dòng tiêu đề có thể được rút ngắn và có thể điều chỉnh nội dung. 

Số lượng email được gửi trong kỳ nghỉ lễ nhiều hơn đáng kể, điều quan trọng là bạn phải lập kế hoạch trước và bắt đầu các chiến dịch email của mình sớm. 

Các câu hỏi thường gặp

Có ngày lễ thay thế nào để tôi có thể đưa vào chiến dịch email marketing của mình không?

Tiếp thị qua email của bạn cần tập trung vào các sự kiện mua sắm lớn như Black Friday, Cyber Monday và Giáng Sinh, nhưng cũng có những ngày thay thế mà bạn có thể nhắm mục tiêu. Ví dụ: bạn cũng có thể quảng cáo GivingTuesday. Ở Hoa Kỳ, GivingTuesday (hay còn gọi là #GivingTuesday) là ngày thứ ba sau Lễ Tạ ơn. Mục tiêu của ngày này là kêu gọi các cá nhân và doanh nghiệp thay đổi cộng đồng của họ và thế giới bằng những hành động tốt. Bằng cách này, bạn cũng có thể thu hút lượng khán giả lớn hơn. 

Tỷ lệ hủy đăng ký trung bình là bao nhiêu?

May mắn thay, tỷ lệ hủy đăng ký trung bình là rất thấp – dưới 1%. GetResponse và Campaign Monitor ước tính rằng tỷ lệ hủy đăng ký trung bình là 0,10 – 0,12%, trong khi tính toán của Sendinblue chỉ là 0,05%. Để tính ra tỷ lệ hủy đăng ký, bạn cần chia số người đăng ký đã hủy đăng ký cho số email được gửi và nhân với 100.

Một số mẹo để tạo địa chỉ email chuyên nghiệp là gì?

Khi tạo địa chỉ email doanh nghiệp, tốt nhất bạn không nên sử dụng địa chỉ Gmail hoặc Yahoo miễn phí. Thay vào đó, bạn nên sử dụng địa chỉ email tùy chỉnh, lý tưởng nhất là sử dụng cùng một tên miền với trang web doanh nghiệp của bạn. Tốt hơn là bạn nên tuân theo một định dạng tiêu chuẩn, dễ phát âm và ngắn gọn. Cuối cùng, bạn nên nhớ điều chỉnh tên hiển thị của mình. Đôi khi sẽ tốt hơn nếu sử dụng tên cá nhân của bạn, nhưng trong một số trường hợp khác, tên công ty sẽ thích hợp hơn.

Làm cách nào để ngăn địa chỉ email của mình bị đưa vào danh sách đen?

Nếu địa chỉ IP của bạn nằm trong danh sách đen, các email tiếp thị của bạn sẽ không được gửi đến những người nhận dự kiến. Thay vào đó, thư sẽ chuyển thẳng đến thư mục thư rác hoặc hoàn toàn không được gửi. Để tránh điều này xảy ra, bạn nên:

– Sử dụng dịch vụ tiếp thị email có uy tín

– Sử dụng chiến lược chọn tham gia email

– Giữ cho danh sách email của bạn sạch sẽ và đảm bảo nó được cập nhật

– Không thêm bất kỳ ai vào danh sách người đăng ký email của bạn khi chưa được phép

Tôi có thể sử dụng một địa chỉ email không trả lời không?

Mặc dù bạn có thể, nhưng đó không phải là một ý kiến ​​hay. Đối với người mới bắt đầu, nó sẽ ảnh hưởng đến khả năng gửi email và tỷ lệ mở của bạn. Trên hết, nó cũng tạo ra sự tương tác kém. Vì cuối cùng thì mục đích của email là để giao tiếp với khách hàng tiềm năng của bạn.